Uit de European Payment Index van 2011 van incassobureau Intrum Justitia (gepubliceerd eind mei 2011) blijkt dat de gemiddelde Nederlander 33 dagen wacht met het betalen van zijn factuur, terwijl ondernemingen en de overheid gemiddeld pas na 43 en 47 dagen een rekening betalen. Daarnaast heeft het Nederlands bedrijfsleven over 2010 een recordbedrag van bijna 15 miljard euro afgeschreven aan onbetaalde rekeningen.

Wat betekent dit voor de gemiddelde horeca ondernemer? Eén ding is zeker:  je hebt je geld een stuk sneller binnen als je cash laat betalen of per pin/creditcard.
Maar soms kom je er niet onderuit. Accepteer alleen op rekening als dit van tevoren is gevraagd. Vraag dan naam en telefoonnummer en controleer de reservering telefonisch. Zo weet je ook direct dat de opgegeven naam/adres/woonplaats gegevens correct zijn. Vraag ook altijd wie verantwoordelijk is voor het aftekenen van de rekening en laat de rekening dan ook altijd aftekenen door deze persoon. Dit voorkomt een hoop ellende achteraf. Voor degene die de factuur in je bedrijf moet sturen is het handig om bij de rekening een businesskaartje van degene die afgetekend heeft toe te voegen.
 
Zorg ervoor dat facturen zo snel mogelijk verstuurd worden. Stuur je de factuur pas na een maand, is de kans dat je over 2,5 maand pas je geld ontvangt reëel. Zorg dat het BTW nummer op de factuur staat (verplicht), het rekeningnummer waarop betaald moet worden, geef de factuur een nummer en vraag om vermelding van het factuurnummer bij betaling. Zet daarnaast ook de verwachte betalingstermijn op de factuur.

Pas op: veel grote bedrijven hebben een speciaal factuuradres of afdeling waar de factuur naar toe gestuurd moet worden of werken met bepaalde betalingscondities. Vraag hiernaar als er wordt geboekt. Wanneer de factuur niet naar het juiste adres en de juiste persoon wordt gestuurd, duurt de betaling (nog) langer.

Aanmanen
Wanneer de betalingstermijn is verstreken en het geld nog niet is ontvangen stuur je een aanmaningsbrief. Voorbeelden hiervan zijn genoeg online te vinden, maar draai niet omheen!  Gewoon met respect, want je wilt de klant niet verliezen. Bel na een paar dagen met de contactpersoon, ter controle of de aanmaning is ontvangen. Vraag hierbij wanneer je de betaling kan verwachten. Noteer dit soort momenten altijd ter controle.

Voorbeeldbrief
Geachte gast,
Als zeer gewaardeerde gast van ons restaurant moeten we helaas toch een probleem persoonlijk aankaarten. Uit onze administratie blijkt dat onze factuur nr....... voor €  …,= ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is.
Gastvrijheid staat bij ons hoog in het vaandel. Wij kunnen ons daar echter alleen op concentreren, wanneer onze gasten ons op tijd betalen.  
Vandaar dat we u middels deze brief vriendelijk doch dringend willen verzoeken om het eindbedrag van genoemde factuur binnen 8 dagen over te maken op ons bankrekeningnummer ........ .
Overigens : mocht de betaling dit schrijven hebben gekruist, dan verzoeken we u deze brief als niet geschreven te beschouwen.
We vertrouwen van harte op uw medewerking en zien u graag terug in ons restaurant.
Met vriendelijk groet.